Découvrez les instruments de recherche !

Saviez-vous que le concept d’instrument de recherche remonte à l’origine même des archives? Les anciens Sumériens ont créé des instruments de recherche sur des tablettes d’argile de façon à pouvoir retrouver des documents bureaucratiques particuliers. Nous avons grandement évolué depuis l’époque des tablettes d’argile, mais les principes de recherche demeurent les mêmes.

Le dépôt d’archives contient tous les documents créés et utilisés par une personne, une famille, une institution gouvernementale ou une personne morale dans le cadre des activités ou des fonctions de ce créateur. Généralement appelés fonds ou collections, les documents du dépôt d’archives sont hiérarchisés, du général au particulier. Autrement dit, du niveau du fonds jusqu’au niveau du document :

Fonds/Collection

(Sousfonds – s’il existe)

Série

(Sous-série – si elle existe)

Dossier

Document

Si vous n’avez jamais utilisé un dépôt d’archives auparavant, vous voudrez peut-être consulter le guide Archives, mode d’emploi : Un guide pratique à l’intention des chercheurs pour obtenir de plus amples renseignements.

Les instruments de recherche sont des outils qui donnent de l’information au sujet des documents d’archives contenus dans un fonds ou une collection. Bien que les instruments de recherche puissent prendre de nombreuses formes, ils sont généralement utilisés de la même façon. Les chercheurs utilisent les instruments de recherche pour déterminer si un certain fonds ou une certaine collection de documents d’archives contiennent les documents, les photographies, etc. qu’ils devraient peut-être consulter pour leur projet de recherche. Les instruments de recherche sont créés pour les fonds ou les collections, mais peuvent également être créés pour des séries ou des sous-séries de fonds ou de collections contenant un très grand nombre de documents.

L’un des types les plus courants d’instrument de recherche est la liste du contenu. Elle fournit généralement des renseignements généraux de référence au niveau du dossier et contient les éléments suivants :

  • Fonds d’archives ou code de collection (c.-à-d.,MG26-A ou RG10);
  • Tomes ou nombre de boîtes;
  • Numéro de dossier (et parfois un numéro d’une partie du dossier);
  • Titre du dossier;
  • Date de création ou période des documents contenus dans un dossier.

Elle ne fournit pas une liste du contenu de tous les documents dans chaque dossier.

Il n’y a pas de listes de contenu disponibles pour une certaine partie de notre collection. Par exemple, nous ne créons pas de listes pour les collections de moins de 10 boîtes de documents. De nombreuses collections cartographiques et photographiques n’ont pas de listes de contenu. De même, certains fonds de documentation plus anciens de documents gouvernementaux n’ont pas eux non plus de listes de contenu.

Enfin, les documents ne sont pas tous disponibles en ligne; dans le cas de certains fonds ou de certaines collections, la liste du contenu existe en format papier uniquement et doit être consultée sur place. Vous pouvez commander des copies de documents en suivant les instructions décrites dans notre article Comment commander des reproductions numérisées et contribuer à l’enrichissement de la collection numérisée.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!

Résumé des commentaires reçus en anglais jusqu’au 30 septembre 2013

  • Deux commentaires très positifs ont été émis sur la pertinence de cet article.
  • Un usager recherchait de l’information sur deux membres de famille Gable qui étaient tailleurs de pierre et auraient travaillé à Ottawa. Quelques informations provenant de ressources en ligne disponibles sur le site de BAC ont été fournies. Pour une recherche plus poussée, il a été suggéré de soumettre une demande via les canaux traditionnels de BAC comme le formulaire de demande de recherche.

Résumé des commentaires reçus en anglais entre le 1er octobre 2013 et le 31 décembre 2013

  • Un usager demande si ces instruments de recherche sont disponibles en ligne.

Comment commander des journaux sur microfilm grâce au service de prêt entre bibliothèques (Archivé)

Note importante: BAC n’offre pas de service de prêts entre bibliothèque. Veuillez visiter notre site Web pour des méthodes alternatives de consultation.

Si vous avez lu notre article Comment trouver un journal canadien sur microfilm, vous savez déjà quels journaux nous avons! Maintenant, vous vous demandez peut-être : « Comment puis-je les consulter? »

C’est facile! Vous pouvez emprunter n’importe quel journal de notre collection, sur microfilm, grâce au service de prêt entre bibliothèques (PEB).

Par exemple, pour consulter tous les numéros du quotidien Journal parus à Montréal en juin 1904, suivez simplement ces quelques étapes :

  • Allez à la section Fonds sur microforme qui présente une liste de localités par province. Ensuite, sélectionnez Montréal pour trouver le Journal.
  • Notez les renseignements donnés pour ce quotidien, soit : Journal.NJ.FM.1147 16 dé 1899-7 mr 1905 AN 7046754.
  • Rendez-vous à votre bibliothèque locale et demandez à un bibliothécaire de commander les numéros qui vous intéressent. Les renseignements que vous aurez notés lui serviront à les repérer.
  • Titre : Journal
  • Lieu de publication : Montréal (pour éviter toute confusion avec un autre quotidien portant le même nom)
  • Numéro AMICUS : AN 7046754
  • Dates demandées : Juin 1904

Les renseignements suivants ne sont pas requis :

  • Numéro de bobine de microfilm (exigé seulement pour les documents d’archives sur microfilm, pas pour les journaux)
  • Cote topographique (p. ex., NJ.FM.1147)
  • Intervalle de dates (p. ex., 16 dé 1899-7 mr 1905)

Le saviez-vous?

  • La durée du prêt est de quatre semaines (huit semaines au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Nunavut et à l’extérieur du Canada), incluant le temps nécessaire pour expédier le document d’un endroit à l’autre.
  • Chaque personne peut emprunter jusqu’à 12 bobines par titre à la fois.
  • Si les dates qui vous intéressent couvrent plus de 12 bobines, vous devez commander les bobines excédentaires une fois que le premier ensemble de bobines a été retourné et vérifié.
  • Les prêts ne sont pas renouvelables.
  • Si vous cherchez des journaux couvrant une vaste période, demandez d’abord six bobines, puis commandez un autre ensemble de six bobines environ deux semaines plus tard. Cela vous laissera suffisamment de temps pour consulter les premières bobines avant de recevoir les suivantes.

Bonne lecture!

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!

Résumé des commentaires reçus en anglais jusqu’au 30 septembre 2013

  • Au mois de janvier 2013, un usager indique que sa bibliothèque locale l’a informé qu’il n’y avait plus de prêt pour les journaux sur microfilm. Il demande comment avoir accès aux journaux sur microfilm. BAC a confirmé l’information i.e. que le service n’était plus offert depuis décembre 2012. Nous avons lui suggéré de communiquer avec nos services de référence en fournissant des détails comme le titre du journal, les dates etc. Les services de référence seront en mesure de fournir des solutions de rechange.

Comprendre les abréviations communément utilisées dans les dossiers de service militaire

Dans les articles précédents, nous avons expliqué la procédure à suivre pour commander des dossiers de service militaire et nous avons également décrit les types de documents que vous êtes susceptibles d’y retrouver. Que faire lorsque vous commencez à lire un dossier de service militaire comportant des abréviations? Vous reconnaîtrez probablement certaines abréviations, comme « YMCA », mais vous serez quelque peu perplexe devant certaines autres, notamment « 11thIFofC » ou encore « YISMHRCAMC ».

Un coup de main

Comprendre ces abréviations peut s’avérer difficile, encore plus si vous n’êtes pas au fait de l’histoire militaire canadienne. Par conséquent, les Services de généalogie ont transcrit plus de 6 000 abréviations communément utilisées dans ces dossiers et les ont ajoutées à un répertoire en ligne intitulé « Abréviations militaires utilisées dans les dossiers de service ». À partir de la « Liste des abréviations utilisées dans les dossiers de service militaire », vous pouvez chercher les abréviations par ordre alphabétique.

Le Régiment (Irish Fusiliers of Canada) » ou que par « YISMHRCAMC » on entend « Hôpital militaire de la station de York Island, Corps de santé royal canadien », vous serez plus à même de reconstituer la vie du soldat et de bien comprendre, entre autres, les grades, les tâches et les régiments.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!

Résumé des commentaires reçus en anglais jusqu’au 30 septembre 2013

  • Après avoir commandé un dossier de service militaire de la Seconde Guerre mondiale, un usager a constaté que le dossier contenait des renseignements sur le service au Canada et à Terre-Neuve. Il demande comment obtenir des informations sur le service en Europe? BAC l’a informé que si la personne avait servi en Europe, les informations apparaîtraient dans le dossier. Toutefois, sa question a été acheminée à l’unité des documents du personnel et un membre du personnel communiquera avec lui pour plus d’informations.

Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada

Vous est-il déjà arrivé de commander un document d’archives et d’apprendre que son accès était restreint?

Les archives peuvent être soumises à des restrictions d’accès. Pour vérifier si l’accès à un document d’archives est ouvert ou restreint, vous devez obtenir le code d’accès de ce document. Pour le trouver, il suffit d’aller dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » et de vérifier la section : « Conditions d’accès » dans la description du document (voir l’image ci-dessous) :

Présentation, dans un tableau noir et blanc de trois colonnes, d’une description trouvée dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Le titre « Conditions d’accès » figure à gauche; le(s) numéro(s) du volume au milieu, et le code d’accès « 90 : Ouvert », à droite.

Les codes d’accès les plus couramment utilisés sont 90, 32, 18 et 10.

Archives ouvertes (code 90)

Les archives dont l’accès n’est pas restreint et qui peuvent donc être consultées sont accompagnées de la mention « 90 : Ouvert ».

Archives du gouvernement (code 32)

Avant d’être divulgués, certains documents du gouvernement doivent faire l’objet d’un examen en vertu des prescriptions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les documents d’archives dont l’accès est restreint en vertu de ces lois sont accompagnés de la mention « 32 : Restreint en vertu de la loi ». À  titre d’exemple, veuillez consulter la notice descriptive « Operational records of Prairie Northern Region ».

Pour avoir accès à des documents gouvernementaux protégés, suivez les instructions sur la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Archives privées (codes 18 et 10)

Les documents d’archives portant la mention « 18 : Restreint » peuvent être consultés selon la procédure de demande établie par le donateur. Ces restrictions ont une incidence sur le contenu que vous pouvez consulter ou copier.

Les documents d’archives portant la mention « 10 : Fermé » ne peuvent pas être consultés. Dans certains cas, les restrictions visant l’accès aux archives fermées peuvent être réexaminées après une date spécifiée par le donateur.

Pour connaître les archives d’un fonds privé dont l’accès est restreint, cliquez sur le lien vers un document PDF figurant sous les « Conditions d’accès », dans la description du fonds. À titre d’exemple, veuillez consulter la description du fonds d’archives de Lester B. Pearson.

La prochaine note sur les restrictions à l’accès traitera d’autres codes d’accès appliqués aux fonds d’archives.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!

Images du Jour du drapeau national du Canada maintenant sur Flickr

Comment consulter des documents qui n’ont pas encore été mis en ligne

Pour les documents d’archives, utilisez Recherche de fonds d’archives

Quand vous cherchez des documents d’archives (p. ex, des journaux, des photographies, etc.), utilisez Recherche de fonds d’archives.Vous pourrez effectuer une recherche dans les fiches de la base de données, connues sous le nom de « descriptions archivistiques ». Parfois, le contenu des fiches n’aura pas encore été numérisé. Si tel est le cas, utilisez une des méthodes suivantes pour consulter les documents :

Pour les documents publiés, utilisez Recherche de documents de bibliothèques/AMICUS

Quand vous cherchez des documents publiés (à savoir, des livres, des journaux, etc.), vous pouvez utiliser notre Recherche de documents de bibliothèques ou, pour davantage de caractéristiques de recherche, utilisez notre catalogue AMICUS. Les résultats de recherche consistent souvent en des fiches de la base de données (connues sous le nom de « fiches bibliographiques ») et non en des documents en texte intégral en ligne

Il existe trois façons de consulter les documents :

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Résumé des commentaires reçus en anglais jusqu’au 30 septembre 2013

  • Un généalogiste vivant à l’extérieur d’Ottawa utilise souvent le prêt entre bibliothèques pour commander des livres et des microfilms. Il s’inquiète du fait qu’avec la fermeture du service prévue pour le 15 février 2013 que cela ne sera plus possible. Il demande quelles sont les solutions envisagées. Ce commentaire a été acheminé aux personnes responsables. BAC l’a informé que d’autres détails seraient annoncés plus tard dans l’année et que BAC travaillait avec d’autres institutions au Canada afin de partager les ressources.

Quoi de neuf ? Le lancement d’une série de balados par Bibliothèque et Archives Canada

Nous sommes heureux d’annoncer le lancement d’une nouvelle série de fichiers balados, « Découvrez Bibliothèque et Archives Canada : votre histoire, votre patrimoine documentaire ».

Au fil des nouveaux épisodes diffusés chaque mois, les fichiers balados vous familiariseront avec nos nombreux services et vous présenteront les femmes et les hommes qui acquièrent, préservent et font connaître le riche patrimoine documentaire du Canada.

Abonnez-vous aux épisodes en utilisant les fils RSS ou iTunes, ou écoutez-les à l’adresse suivante : www.bac-lac.gc.ca/fra/nouvelles/balados/Pages/Balados.aspx.

Cette série, conçue et réalisée par le Secteur de l’exploration des ressources de BAC, dévoile les trésors conservés dans nos chambres fortes et explore différents sujets, tels que les peuples autochtones, le transport, l’immigration, la généalogie, le gouvernement, ainsi que les forces armées et le maintien de la paix.

Pour plus de renseignements, veuillez nous écrire à balado@bac-lac.gc.ca

Renseignez-vous au sujet des nouveautés à BAC, visitez notre section «Nouvelles».

Comment effectuer une recherche pour vos ancêtres dans nos bases de données généalogiques

Saviez-vous que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) offre une fonction en direct de recherche d’ancêtres qui vous permet d’effectuer une recherche dans de nombreuses bases de données généalogiques en même temps, simplement à l’aide du nom de votre ancêtre?

La page de recherche d’ancêtres contient une liste de toutes nos bases de données généalogiques. Les résultats d’une recherche d’ancêtres proviennent des bases de données précédées de la lettre « G ». Il est aussi possible d’effectuer une recherche ponctuelle dans les autres bases de données.

Si le nom de votre ancêtre ne figure pas dans les résultats de la recherche d’ancêtres, essayez d’effectuer une recherche dans une autre de nos bases de données, présentées par sujet.

Nos bases de données généalogiques sont toutes présentées de la même façon et comportent, à la gauche, un menu utile. Par exemple, la section « Aide à la recherche » fournit de l’information pour :

  • vous aider à comprendre quels sont les dossiers qui ont été indexés;
  • vous expliquer comment interpréter les résultats de votre recherche;
  • vous expliquer comment consulter ou obtenir des copies des documents.

Le saviez-vous?

  • Les bases de données peuvent contenir des erreurs d’indexage parce que l’information est parfois mal écrite ou difficile à lire, ou parce que l’encre des documents originaux a pâli au fil du temps. Si vous constatez la présence d’une erreur dans l’index, vous pouvez utiliser la fonction « Suggérer une correction ».
  • Il est possible d’utiliser un caractère de remplacement pour effectuer une recherche dans certaines bases de données, ce qui signifie que vous pouvez remplacer une lettre par un symbole afin d’obtenir un plus grand nombre de résultats de recherche. Par exemple, vous pourriez utiliser « Sm*th » pour obtenir Smith ou Smyth, ou encore « Fred* » pour obtenir Frédéric ou Frédérick.
  • Autrefois, les noms étaient souvent écrits phonétiquement par les personnes qui les consignaient, par exemple par le prêtre dans le cas d’un registre paroissial ou par le recenseur dans le cas du recensement. Le même nom pouvait donc être écrit de diverses façons.
  • Vos ancêtres utilisaient peut-être un surnom ou un second prénom. Par exemple, les Canadiens français catholiques recevaient, à leur baptême, le nom de Marie ou de Joseph, ce qui fait que vos ancêtres peuvent avoir été inscrits sous l’un ou l’autre de ces noms.
  • Une femme pouvait être inscrite sous son nom de jeune fille ou sous le nom de son mari.
  • Certains noms ont été anglicisés. Par exemple, une branche de la famille « Boisvert » est devenue la famille « Greenwood ». De nombreux immigrants provenant des pays de l’Europe de l’Est ont aussi anglicisé leur nom, ce qui fait, par exemple, qu’une branche de la famille « Kowalchuck » est devenue la famille « Cowell ».
  • Il se peut que les noms et les dates ne correspondent pas à ce que vous avez dans vos dossiers. Nos ancêtres n’avaient pas besoin de s’identifier comme nous le faisons aujourd’hui, ce qui fait qu’ils ne connaissaient peut-être pas leur date de naissance ou leur date d’immigration exacte.

Seule une partie des dossiers généalogiques de BAC a été indexée. Pour en savoir plus sur la généalogie en général et pour accéder à d’autres sources, visitez nos pages sur la généalogie et l’histoire familiale.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!