Les documents originaux et les copies sur microfilm

L’accès est un aspect important du mandat de Bibliothèque et Archives Canada. Le personnel s’efforce de donner accès aux documents originaux chaque fois que c’est possible, mais que se passe‑t‑il lorsque les documents ont été retirés de la circulation et que vous devez les consulter?

Capture d’écran du système de gestion interne des collections de Bibliothèque et Archives Canada où est mis en évidence le message suivant : « Veuillez consulter les exemplaires des documents que vous essayez de commander; veuillez vous référer aux renseignements sur les exemplaires de MIKAN. »

Capture d’écran du système de gestion interne des collections de Bibliothèque et Archives Canada.

On peut retirer un document de la circulation pour diverses raisons, notamment :

  • Le document a été copié et il est disponible dans un autre format (habituellement sur microfilm)
  • Il a été désigné comme nécessitant un traitement de conservation
  • Il est fragile ou risque d’être endommagé
  • Pour des raisons de santé (p. ex. le document contient des moisissures)

Quand vous demandez un document qui a été retiré de la circulation, un employé du comptoir de consultation communiquera avec un gestionnaire des collections ou un adjoint de gestion des collections pour l’informer qu’un chercheur désire consulter l’original et la raison de sa demande.

Voici quelques raisons fréquemment invoquées pour consulter le document original :

  • Pour régler un litige
  • Les copies sur microfilm sont illisibles
  • Les copies sur microfilm sont incomplètes (pages manquantes)
  • Pour des raisons de santé (p. ex. l’utilisation du lecteur de microfilms cause le vertige)

Le gestionnaire des collections ou l’adjoint de gestion des collections évaluera le document demandé et déterminera s’il peut être déplacé en toute sécurité au 395, rue Wellington aux fins de consultation.

Un contenant ouvert dans lequel se trouvent des documents textuels prêts à être évalués

Documents textuels prêts à être évalués.

Raisons fréquemment invoquées pour refuser une demande de consultation du document original :

  • Le document est trop fragile pour être transporté hors de l’installation d’entreposage
  • L’accès au document est limité par la loi (vous devez d’abord obtenir les droits d’accès)
  • Le document pose un risque pour la santé et doit au préalable faire l’objet d’un traitement (p. ex. des moisissures)
  • Le document a été demandé dans le cadre d’un prêt ou d’une exposition

De plus, les documents suivants ne peuvent sortir du Centre de préservation :

    • Traités
  • Atlas datant d’avant 1899, cartes anciennes, documents encadrés surdimensionnés

 

  • Peintures à l’huile, pastels, œuvres au fusain, miniatures
  • Médailles, globes
  • Négatifs sur plaque de verre, grandes photos panoramiques, objets photographiques présentés en coffret
  • Certains documents de philatélie

Si le document est jugé trop fragile ou d’une valeur exceptionnelle, le gestionnaire des collections précisera que la consultation doit se faire sous supervision.

Le personnel de Bibliothèque et Archives Canada fait tout son possible pour faciliter l’accès, mais dans certains cas, les documents ne peuvent tout simplement pas être déplacés. Lorsque cette situation se produit, vous pouvez prendre un rendez-vous afin de consulter les documents originaux au Centre de préservation à Gatineau, sous la supervision d’un archiviste de référence et d’un membre de l’équipe de gestion des collections.

Commander des documents : de quels numéros ai-je besoin?

Il peut paraître assez compliqué pour un néophyte et même, à l’occasion, pour un chercheur expérimenté de trouver le bon numéro de référence lorsqu’il s’agit de commander des documents de la collection de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Avec des titres tels que numéro MIKAN, no de référence archivistique, ancien no de référence archivistique, nos de contrôle reliés ou no de contrôle d’autres systèmes, il peut être parfois difficile de savoir quel numéro utiliser pour soumettre votre demande.

Normalement, toutes les informations de référence archivistique dont vous avez besoin pour commander des documents à des fins de consultation ou de reproduction se trouvent dans la rubrique « Conditions d’accès » de la description en ligne pour les dossiers, les documents et les acquisitions; ces informations doivent être lues de bas en haut.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez les conditions d’accès dans la colonne de droite

Vous devrez prendre en note les informations suivantes, si elles sont disponibles, selon l’ordre indiqué (1 à 6), en finissant par le titre du document situé en haut de la page de description :

  1. Numéro de référence archivistique – p. ex., R112
  2. Ancien numéro de référence archivistique – p. ex., RG, MG, LMS, MUS. Il faut aussi transcrire tous les renseignements qui suivent le code d’identification alphabétique.
  3. Un numéro d’acquisition ou BAN – p. ex., 2003-00459-9
  4. Un numéro de volume ou de boîte — sans ce numéro, rien ne peut être commandé.
  5. No de dossier (créateur) ou no de document (créateur)
  6. Titre du document

Dans l’exemple ci-dessous, les informations suivantes sont requises pour le retrait du document :

     RG45, Volume 209, Dossier no 1147

Voici d’autres exemples de numéros de référence classés par type de document.

Veuillez noter que la section « Conditions d’accès » contient également des renseignements importants sur les restrictions à la consultation (identifiées par un code d’accès) qui s’appliquent aux documents décrits et qui indiquent si les documents sont ouverts à une consultation en vue de recherche ou de reproduction. Pour de plus amples informations sur les codes d’accès, veuillez consulter les blogues suivants : Introduction et Partie II.

Notez bien :

  • Il faut compter de 36 à 48 heures pour obtenir des documents d’archives, car les documents sont conservés dans un autre édifice et doivent être transportés au 395 rue Wellington pour y être consultés.
  • Soyez très attentifs aux codes d’accès indiqués sur les documents; ils peuvent signifier que vous devez fournir des renseignements supplémentaires si les dossiers comportent des restrictions.
  • Certains documents ont déjà été microfilmés et peuvent être visionnés immédiatement dans la salle de consultation. Si vous trouvez un document qui comporte un numéro de bobine de microfilm, vous pouvez vous rendre directement à la salle des microfilms et retirer la bobine de l’étagère pour la visionner.
  • En outre, certains documents microfilmés ont été numérisés grâce à une entente de collaboration avec Canadiana et peuvent être consultés sur le site Web Héritage.

Si aucune de ces démarches ne donne des résultats, n’hésitez pas à demander au personnel des services d’orientation ou de consultation de vous aider à trouver le bon numéro de référence, ou remplissez le formulaire Posez-nous une question.

La norme RDA: une révolution dans le monde du catalogage !

On vit une véritable révolution dans le domaine du catalogage! Depuis 2010, la norme RDA (Ressources : Description et accès) est la nouvelle norme internationale en matière de description. Des institutions comme Bibliothèque et Archives Canada (BAC), la Bibliothèque du Congrès, les bibliothèques nationales britannique et allemande et d’autres comités nationaux et internationaux (des employés de BAC font partie du Comité canadien de catalogage, par exemple) ont travaillé conjointement à son élaboration pendant plusieurs années. BAC a commencé à mettre en œuvre la RDA à la fin de 2012, et toute la section du catalogage poursuit ses efforts. Des centaines d’heures de travail ont été investies dans des formations, des réunions, des recherches et des lectures individuelles, ainsi que des discussions et des consultations informelles en équipe. En effet, nous devons repenser bon nombre de nos politiques et de nos pratiques pour nous adapter aux nouvelles philosophies et règles de description de la RDA.

En quoi la RDA est‑elle si différente?

Il y a toujours eu des normes et des règles pour régir la description, certes, mais celles que nous utilisions avaient été établies avant l’apparition de la multitude de formats que les bibliothèques modernes recueillent et mettent maintenant à notre disposition. Les catalogueurs devaient donc traiter tous les documents comme s’ils étaient des livres imprimés. Vous imaginez la frustration par moments! En plus, les anciennes règles visaient à faire rentrer toute l’information essentielle sur des fiches de 3 po par 5 po qui étaient classées dans des tiroirs. Il fallait donc utiliser des abréviations, omettre l’information non essentielle et prendre des décisions en fonction de l’emplacement de l’information sur la fiche. Maintenant que nous avons des catalogues en ligne, des données liées et des bases de données internationales au bout des doigts, nous devons revoir notre façon de faire. Une partie de la solution consiste à modifier la présentation physique de l’information dans les fiches des catalogues (à titre d’exemple, la RDA élimine toutes les abréviations qui n’apparaissent pas sur le document lui‑même). Parfois, nous devons envisager sous un nouvel angle les relations entre le contenu, le contenant (ce que nous appelons le « support ») et leur créateur.

Qu’est‑ce qui n’a pas changé?

Comme toujours, les notices bibliographiques servent à décrire de façon précise et exhaustive les documents physiques et leur contenu pour que les utilisateurs de notre catalogue puissent mieux consulter nos collections. Les employés de notre section du catalogage s’emploient à créer des métadonnées utiles, exactes et crédibles qui seront utilisées dans les bibliothèques du pays et les bases de données internationales. La RDA change peut‑être les méthodes de catalogage, mais pas la raison d’être!

Liens utiles :

Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada – Partie III

Des billets antérieurs (partie I et partie II) sur les documents à accès restreint expliquaient les divers codes régissant l’accès aux documents du gouvernement canadien qui sont conservés à Bibliothèque et Archives Canada. Dans la partie I, nous avons appris que le code 32 placé à côté d’une référence signifie que l’accès au contenant d’archives est restreint en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada. Par contre, cela ne veut pas nécessairement dire que l’accès à tous les documents qui se trouvent dans le contenant est restreint.

Chaque année, des chercheurs demandent de nombreux dossiers se trouvant dans des contenants d’archives. Ces archives sont souvent ouvertes. Toutefois, pour que l’ensemble d’un contenant d’archives ait le code 90 et soit ouvert pour la recherche, tous les documents qui se trouvent dans le contenant doivent être ouverts. Il suffit qu’une partie d’un document soit restreinte pour que le contenant garde le code 32 et demeure fermé. Les chercheurs qui souhaitent avoir accès à un contenant dont le code est 32 ont néanmoins le droit de demander les documents dont ils ont besoin.

Il est tout à fait possible que les dossiers demandés aient déjà été consultés et soient accessibles. La seule façon de le savoir est de commander les documents que vous souhaitez consulter. Le personnel de Bibliothèque et Archives Canada qui est responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels examinera la demande. Si les documents visés ont déjà été examinés et sont ouverts, vous les recevrez dans un contenant « provisoire ».

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous informer auprès du personnel des services de consultation ou de l’équipe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Bibliothèque et Archives Canada.

Résumé des commentaires reçus en anglais entre le 1er avril 2014 et le 30 juin 2014

  • Un client commente qu’il ne faut jamais rendre les choses faciles si on peut les rendre complexes!.

Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada – Partie II

Dans notre billet « Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada » publié en février dernier, nous avons examiné les quatre codes d’accès les plus courants (les codes 90, 32, 10 et 18). Cependant, lorsque vous effectuez une recherche, vous pouvez obtenir d’autres codes d’accès, notamment les codes 96 et 99.

  • Restrictions varient (code 96)

Le code d’accès 96 indique qu’à l’intérieur d’un groupe de documents se trouvent plusieurs types de conditions d’accès. Par exemple, puisque le fonds d’archives du ministère des Transports (RG12) contient des documents qui sont ouverts (code 90) et d’autres qui sont restreints en vertu de la loi (code 32), les conditions d’accès au niveau du fonds sont donc indiquées par la mention « restrictions varient » (code 96).

exemple de description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » affichant le code d’accès 96 : Restrictions varient.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez les conditions d’accès (code 96) dans la colonne de droite.

Le code d’accès 96 peut s’appliquer à plusieurs descriptions au niveau du fonds d’archives. Il peut également être associé à des séries, à des sous-séries et à des acquisitions. Il ne s’applique cependant pas à des volumes et à documents individuels.

À noter :

Le code d’accès 96 signifie habituellement que des descriptions plus précises existent pour les documents que vous cherchez. Dans certains cas, ces documents sont accessibles en cliquant simplement sur le lien « description(s) de niveau inférieur » qui se trouve dans la section « Fonds se compose de » dans la description du document.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » montrant la colonne « Fonds se compose de ».

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez la colonne « Fonds se compose de ».

 Dans certains cas, il vous faudra consulter un instrument de recherche imprimé. Pour en savoir davantage, lisez notre billet « Découvrez les instruments de recherche ».

  • À déterminer/Fermé aux fins de traitement (code 99)

Le code d’accès 99 signifie que les conditions d’accès pour un groupe de documents n’ont pas encore été déterminées. Habituellement, les documents sont en cours de traitement. Dans l’exemple qui suit, bien que les documents photographiques soient ouverts, les conditions d’accès pour les documents textuels restent à déterminer :

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » affichant le code de conditions d’accès 99.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez le code de conditions d’accès 99 dans la colonne de droite.

  • Ouvert, sans droit de reproduction (code 95)

Le code d’accès 95 indique que les documents sont ouverts et peuvent être consultés, mais, suite à la demande du donateur, les documents ne peuvent être copiés ou reproduits.

exemple de description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » affichant le code d’accès 95 : Ouvert, sans droit de reproduction.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez le code de conditions d’accès 95 dans la colonne de droite.

Vous avez des questions ou des commentaires? N‘hésitez pas à communiquer avec nous!

Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada

Vous est-il déjà arrivé de commander un document d’archives et d’apprendre que son accès était restreint?

Les archives peuvent être soumises à des restrictions d’accès. Pour vérifier si l’accès à un document d’archives est ouvert ou restreint, vous devez obtenir le code d’accès de ce document. Pour le trouver, il suffit d’aller dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » et de vérifier la section : « Conditions d’accès » dans la description du document (voir l’image ci-dessous) :

Présentation, dans un tableau noir et blanc de trois colonnes, d’une description trouvée dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Le titre « Conditions d’accès » figure à gauche; le(s) numéro(s) du volume au milieu, et le code d’accès « 90 : Ouvert », à droite.

Les codes d’accès les plus couramment utilisés sont 90, 32, 18 et 10.

Archives ouvertes (code 90)

Les archives dont l’accès n’est pas restreint et qui peuvent donc être consultées sont accompagnées de la mention « 90 : Ouvert ».

Archives du gouvernement (code 32)

Avant d’être divulgués, certains documents du gouvernement doivent faire l’objet d’un examen en vertu des prescriptions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les documents d’archives dont l’accès est restreint en vertu de ces lois sont accompagnés de la mention « 32 : Restreint en vertu de la loi ». À  titre d’exemple, veuillez consulter la notice descriptive « Operational records of Prairie Northern Region ».

Pour avoir accès à des documents gouvernementaux protégés, suivez les instructions sur la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Archives privées (codes 18 et 10)

Les documents d’archives portant la mention « 18 : Restreint » peuvent être consultés selon la procédure de demande établie par le donateur. Ces restrictions ont une incidence sur le contenu que vous pouvez consulter ou copier.

Les documents d’archives portant la mention « 10 : Fermé » ne peuvent pas être consultés. Dans certains cas, les restrictions visant l’accès aux archives fermées peuvent être réexaminées après une date spécifiée par le donateur.

Pour connaître les archives d’un fonds privé dont l’accès est restreint, cliquez sur le lien vers un document PDF figurant sous les « Conditions d’accès », dans la description du fonds. À titre d’exemple, veuillez consulter la description du fonds d’archives de Lester B. Pearson.

La prochaine note sur les restrictions à l’accès traitera d’autres codes d’accès appliqués aux fonds d’archives.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!