Vous est-il déjà arrivé de commander un document d’archives et d’apprendre que son accès était restreint?
Les archives peuvent être soumises à des restrictions d’accès. Pour vérifier si l’accès à un document d’archives est ouvert ou restreint, vous devez obtenir le code d’accès de ce document. Pour le trouver, il suffit d’aller dans la base de données « Recherche dans la collection » et de vérifier la section : « Conditions d’accès » dans la description du document (voir l’image ci-dessous) :
Les codes d’accès les plus couramment utilisés sont 90, 32, 18 et 10.
Archives ouvertes (code 90)
Les archives dont l’accès n’est pas restreint et qui peuvent donc être consultées sont accompagnées de la mention « 90 : Ouvert ».
Archives du gouvernement (code 32)
Avant d’être divulgués, certains documents du gouvernement doivent faire l’objet d’un examen en vertu des prescriptions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les documents d’archives dont l’accès est restreint en vertu de ces lois sont accompagnés de la mention « 32 : Restreint en vertu de la loi ». À titre d’exemple, veuillez consulter la notice descriptive « Operational records of Prairie Northern Region ».
Pour avoir accès à des documents gouvernementaux protégés, suivez les instructions sur la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels.
Archives privées (codes 18 et 10)
Les documents d’archives portant la mention « 18 : Restreint » peuvent être consultés selon la procédure de demande établie par le donateur. Ces restrictions ont une incidence sur le contenu que vous pouvez consulter ou copier.
Les documents d’archives portant la mention « 10 : Fermé » ne peuvent pas être consultés. Dans certains cas, les restrictions visant l’accès aux archives fermées peuvent être réexaminées après une date spécifiée par le donateur.
Pour connaître les archives d’un fonds privé dont l’accès est restreint, cliquez sur le lien vers un document PDF figurant sous les « Conditions d’accès », dans la description du fonds. À titre d’exemple, veuillez consulter la description du fonds d’archives de Lester B. Pearson.
La prochaine note sur les restrictions à l’accès traitera d’autres codes d’accès appliqués aux fonds d’archives.
Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!
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Ces codes peuvent être intéressants à connaître pour nous!
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Le code d’accès 18 signifie-t-il que le donateur peut décider de donner ou non accès aux documents en fonction de la nature de la demande?
Bonjour,
Les codes d’accès sont déterminés par le donateur et l’archiviste de contenu habituellement au moment où BAC reçoit le fonds d’archives (parfois les négociations prennent un certain temps).
Une fois que le code est établi, il demeure le même jusqu’à nouvel ordre (par exemple lorsqu’il y a une date limite sur la restriction « restreint jusqu’en 2020 »; suite à cette date les restrictions sont renégociées si besoin est).
Si la restriction négociée avec le donateur indique qu’un chercheur doit demander une permission écrite afin de consulter un dossier/contenant, le donateur peut donner ou refuser le droit d’accès au dit dossier/contenant. Ceci est sa prérogative.
Il y a des cas où la restriction associée au code 18 ne nécessite pas l’obtention d’une lettre de permission du donateur mais plutôt la permission de BAC (ceci est donc géré à l’interne sans l’intervention du donateur).
Si vous avez un cas particulier, n’hésitez pas à nous posez votre question.
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