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Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada – Partie III

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Des billets antérieurs (partie I et partie II) sur les documents à accès restreint expliquaient les divers codes régissant l’accès aux documents du gouvernement canadien qui sont conservés à Bibliothèque et Archives Canada. Dans la partie I, nous avons appris que le code 32 placé à côté d’une référence signifie que l’accès au contenant d’archives est restreint en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada. Par contre, cela ne veut pas nécessairement dire que l’accès à tous les documents qui se trouvent dans le contenant est restreint.

Chaque année, des chercheurs demandent de nombreux dossiers se trouvant dans des contenants d’archives. Ces archives sont souvent ouvertes. Toutefois, pour que l’ensemble d’un contenant d’archives ait le code 90 et soit ouvert pour la recherche, tous les documents qui se trouvent dans le contenant doivent être ouverts. Il suffit qu’une partie d’un document soit restreinte pour que le contenant garde le code 32 et demeure fermé. Les chercheurs qui souhaitent avoir accès à un contenant dont le code est 32 ont néanmoins le droit de demander les documents dont ils ont besoin.

Il est tout à fait possible que les dossiers demandés aient déjà été consultés et soient accessibles. La seule façon de le savoir est de commander les documents que vous souhaitez consulter. Le personnel de Bibliothèque et Archives Canada qui est responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels examinera la demande. Si les documents visés ont déjà été examinés et sont ouverts, vous les recevrez dans un contenant « provisoire ».

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous informer auprès du personnel des services de consultation ou de l’équipe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Bibliothèque et Archives Canada.

Résumé des commentaires reçus en anglais entre le 1er avril 2014 et le 30 juin 2014

  • Un client commente qu’il ne faut jamais rendre les choses faciles si on peut les rendre complexes!.

Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada – Partie II

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Dans notre billet « Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada » publié en février dernier, nous avons examiné les quatre codes d’accès les plus courants (les codes 90, 32, 10 et 18). Cependant, lorsque vous effectuez une recherche, vous pouvez obtenir d’autres codes d’accès, notamment les codes 96 et 99.

  • Restrictions varient (code 96)

Le code d’accès 96 indique qu’à l’intérieur d’un groupe de documents se trouvent plusieurs types de conditions d’accès. Par exemple, puisque le fonds d’archives du ministère des Transports (RG12) contient des documents qui sont ouverts (code 90) et d’autres qui sont restreints en vertu de la loi (code 32), les conditions d’accès au niveau du fonds sont donc indiquées par la mention « restrictions varient » (code 96).

exemple de description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » affichant le code d’accès 96 : Restrictions varient.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez les conditions d’accès (code 96) dans la colonne de droite.

Le code d’accès 96 peut s’appliquer à plusieurs descriptions au niveau du fonds d’archives. Il peut également être associé à des séries, à des sous-séries et à des acquisitions. Il ne s’applique cependant pas à des volumes et à documents individuels.

À noter :

Le code d’accès 96 signifie habituellement que des descriptions plus précises existent pour les documents que vous cherchez. Dans certains cas, ces documents sont accessibles en cliquant simplement sur le lien « description(s) de niveau inférieur » qui se trouve dans la section « Fonds se compose de » dans la description du document.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » montrant la colonne « Fonds se compose de ».

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez la colonne « Fonds se compose de ».

 Dans certains cas, il vous faudra consulter un instrument de recherche imprimé. Pour en savoir davantage, lisez notre billet « Découvrez les instruments de recherche ».

  • À déterminer/Fermé aux fins de traitement (code 99)

Le code d’accès 99 signifie que les conditions d’accès pour un groupe de documents n’ont pas encore été déterminées. Habituellement, les documents sont en cours de traitement. Dans l’exemple qui suit, bien que les documents photographiques soient ouverts, les conditions d’accès pour les documents textuels restent à déterminer :

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » affichant le code de conditions d’accès 99.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez le code de conditions d’accès 99 dans la colonne de droite.

  • Ouvert, sans droit de reproduction (code 95)

Le code d’accès 95 indique que les documents sont ouverts et peuvent être consultés, mais, suite à la demande du donateur, les documents ne peuvent être copiés ou reproduits.

exemple de description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » affichant le code d’accès 95 : Ouvert, sans droit de reproduction.

Description dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez le code de conditions d’accès 95 dans la colonne de droite.

Vous avez des questions ou des commentaires? N‘hésitez pas à communiquer avec nous!

Découvrez les codes d’accès aux archives de Bibliothèque et Archives Canada

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Vous est-il déjà arrivé de commander un document d’archives et d’apprendre que son accès était restreint?

Les archives peuvent être soumises à des restrictions d’accès. Pour vérifier si l’accès à un document d’archives est ouvert ou restreint, vous devez obtenir le code d’accès de ce document. Pour le trouver, il suffit d’aller dans la base de données « Recherche dans la collection » et de vérifier la section : « Conditions d’accès » dans la description du document (voir l’image ci-dessous) :

Présentation, dans un tableau noir et blanc de trois colonnes, d’une description trouvée dans la base de données « Recherche de fonds d’archives » de Bibliothèque et Archives Canada. Le titre « Conditions d’accès » figure à gauche; le(s) numéro(s) du volume au milieu, et le code d’accès « 90 : Ouvert », à droite.

Les codes d’accès les plus couramment utilisés sont 90, 32, 18 et 10.

Archives ouvertes (code 90)

Les archives dont l’accès n’est pas restreint et qui peuvent donc être consultées sont accompagnées de la mention « 90 : Ouvert ».

Archives du gouvernement (code 32)

Avant d’être divulgués, certains documents du gouvernement doivent faire l’objet d’un examen en vertu des prescriptions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les documents d’archives dont l’accès est restreint en vertu de ces lois sont accompagnés de la mention « 32 : Restreint en vertu de la loi ». À  titre d’exemple, veuillez consulter la notice descriptive « Operational records of Prairie Northern Region ».

Pour avoir accès à des documents gouvernementaux protégés, suivez les instructions sur la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Archives privées (codes 18 et 10)

Les documents d’archives portant la mention « 18 : Restreint » peuvent être consultés selon la procédure de demande établie par le donateur. Ces restrictions ont une incidence sur le contenu que vous pouvez consulter ou copier.

Les documents d’archives portant la mention « 10 : Fermé » ne peuvent pas être consultés. Dans certains cas, les restrictions visant l’accès aux archives fermées peuvent être réexaminées après une date spécifiée par le donateur.

Pour connaître les archives d’un fonds privé dont l’accès est restreint, cliquez sur le lien vers un document PDF figurant sous les « Conditions d’accès », dans la description du fonds. À titre d’exemple, veuillez consulter la description du fonds d’archives de Lester B. Pearson.

La prochaine note sur les restrictions à l’accès traitera d’autres codes d’accès appliqués aux fonds d’archives.

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