Saviez-vous que le concept d’instrument de recherche remonte à l’origine même des archives? Les anciens Sumériens ont créé des instruments de recherche sur des tablettes d’argile de façon à pouvoir retrouver des documents bureaucratiques particuliers. Nous avons grandement évolué depuis l’époque des tablettes d’argile, mais les principes de recherche demeurent les mêmes.

Le dépôt d’archives contient tous les documents créés et utilisés par une personne, une famille, une institution gouvernementale ou une personne morale dans le cadre des activités ou des fonctions de ce créateur. Généralement appelés fonds ou collections, les documents du dépôt d’archives sont hiérarchisés, du général au particulier. Autrement dit, du niveau du fonds jusqu’au niveau du document :

Fonds/Collection

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(Sous–fonds – s’il existe)

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Série

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(Sous-série – si elle existe)

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Dossier

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Document

Si vous n’avez jamais utilisé un dépôt d’archives auparavant, vous voudrez peut-être consulter le guide Archives, mode d’emploi : Un guide pratique à l’intention des chercheurs pour obtenir de plus amples renseignements.

Les instruments de recherche sont des outils qui donnent de l’information au sujet des documents d’archives contenus dans un fonds ou une collection. Bien que les instruments de recherche puissent prendre de nombreuses formes, ils sont généralement utilisés de la même façon. Les chercheurs utilisent les instruments de recherche pour déterminer si un certain fonds ou une certaine collection de documents d’archives contiennent les documents, les photographies, etc. qu’ils devraient peut-être consulter pour leur projet de recherche. Les instruments de recherche sont créés pour les fonds ou les collections, mais peuvent également être créés pour des séries ou des sous-séries de fonds ou de collections contenant un très grand nombre de documents.

L’un des types les plus courants d’instrument de recherche est la liste du contenu. Elle fournit généralement des renseignements généraux de référence au niveau du dossier et contient les éléments suivants :

• Fonds d’archives ou code de collection (c.-à-d.,MG26-A ou RG10);
• Tomes ou nombre de boîtes;
• Numéro de dossier (et parfois un numéro d’une partie du dossier);
• Titre du dossier;
• Date de création ou période des documents contenus dans un dossier.

Elle ne fournit pas une liste du contenu de tous les documents dans chaque dossier.

Il n’y a pas de listes de contenu disponibles pour une certaine partie de notre collection. Par exemple, nous ne créons pas de listes pour les collections de moins de 10 boîtes de documents. De nombreuses collections cartographiques et photographiques n’ont pas de listes de contenu. De même, certains fonds de documentation plus anciens de documents gouvernementaux n’ont pas eux non plus de listes de contenu.

Enfin, les documents ne sont pas tous disponibles en ligne; dans le cas de certains fonds ou de certaines collections, la liste du contenu existe en format papier uniquement et doit être consultée sur place. Vous pouvez commander des copies de documents en suivant les instructions décrites dans notre article Comment commander des reproductions numérisées et contribuer à l’enrichissement de la collection numérisée.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!