Il peut paraître assez compliqué pour un néophyte et même, à l’occasion, pour un chercheur expérimenté de trouver le bon numéro de référence lorsqu’il s’agit de commander des documents de la collection de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Avec des titres tels que numéro d’identification, no de référence archivistique, ancien no de référence archivistique, nos de contrôle reliés ou no de contrôle d’autres systèmes, il peut être parfois difficile de savoir quel numéro utiliser pour soumettre votre demande.

Normalement, toutes les informations de référence archivistique dont vous avez besoin pour commander des documents à des fins de consultation ou de reproduction se trouvent dans le champ « Référence » sous la rubrique « Notice descriptive – Brève » de la description en ligne pour les dossiers, les documents et les acquisitions disponible à partir de notre base de données Recherche dans la collection.

Parfois, certaines informations ne sont pas disponible dans le champ Référence. Dans ces cas, il faut vérifier les conditions d’accès, disponibles dans la rubrique « Pour réserver ou acheter des documents ».

Description dans la base de données « Recherche dans la collection » de Bibliothèque et Archives Canada. Notez le champ référence au haut de la page sous la section « Notice descriptive – Brève » et les conditions d’accès dans la section « Pour réserver ou acheter des documents ».

Vous devrez prendre en note les informations suivantes, si elles sont disponibles, selon l’ordre indiqué (1 à 6), en finissant par le titre du document situé en haut de la page de description :

1. Numéro de référence archivistique – p. ex., R112
2. Ancien numéro de référence archivistique – p. ex., RG, MG, LMS, MUS. Il faut aussi transcrire tous les renseignements qui suivent le code d’identification alphabétique.
3. Un numéro d’acquisition ou BAN – p. ex., 2003-00459-9
4. Un numéro de volume ou de boîte — sans ce numéro, rien ne peut être commandé.
5. No de dossier (créateur) ou no de document (créateur)
6. Titre du document

Il est important de noter que le numéro d’identification qui se trouve sous la rubrique « Notice descriptive -Brève » dans Recherche dans la Collection (autrefois connu comme numéro Mikan) n’est pas une référence acceptable. Ce numéro est un numéro de système qui fait référence à la notice descriptive dans Recherche dans la Collection et non pas au document tel. Quoique utile lors de recherches en ligne, ce numéro, contrairement aux références, va fort probablement changer.

Dans l’exemple ci-dessous, les informations suivantes sont requises pour le retrait du document :

RG24-C-1-c, Volume 32619, Dossier 5902-33/47-302

Voici d’autres Exemples de titres et de numéros de référence par type de document.

Veuillez noter que le champ « Conditions d’accès », qui se trouve sous la rubrique  « Pour réserver ou acheter des documents », contient également des renseignements importants sur les restrictions à la consultation (identifiées par un code d’accès) qui s’appliquent aux documents décrits et qui indiquent si les documents sont ouverts à une consultation en vue de recherche ou de reproduction. Pour de plus amples informations sur les codes d’accès, veuillez consulter les blogues suivants : Introduction et Partie II.

Notez bien :

• Il faut compter de 36 à 48 heures pour obtenir des documents d’archives, car les documents sont conservés dans un autre édifice et doivent être transportés au 395 rue Wellington pour y être consultés.
• Soyez très attentifs aux codes d’accès indiqués sur les documents; ils peuvent signifier que vous devez fournir des renseignements supplémentaires si les dossiers comportent des restrictions.
• Certains documents ont déjà été microfilmés et peuvent être visionnés immédiatement dans la salle de consultation. Si vous trouvez un document qui comporte un numéro de bobine de microfilm, vous pouvez vous rendre directement à la salle des microfilms et retirer la bobine de l’étagère pour la visionner.
• En outre, certaines bobines de microfilm débutant par les lettres C-, T-, et H-, ont été numérisés grâce à une entente de collaboration avec Canadiana et peuvent être consultés sur le site Web Héritage.

Si aucune de ces démarches ne donne des résultats, n’hésitez pas à demander au personnel des services d’orientation ou de consultation de vous aider à trouver le bon numéro de référence, ou remplissez le formulaire Posez-nous une question.