L’accès est un aspect important du mandat de Bibliothèque et Archives Canada. Le personnel s’efforce de donner accès aux documents originaux chaque fois que c’est possible, mais que se passe‑t‑il lorsque les documents ont été retirés de la circulation et que vous devez les consulter?

Capture d’écran du système de gestion interne des collections de Bibliothèque et Archives Canada.

On peut retirer un document de la circulation pour diverses raisons, notamment :

• Le document a été copié et il est disponible dans un autre format (habituellement sur microfilm)
• Il a été désigné comme nécessitant un traitement de conservation
• Il est fragile ou risque d’être endommagé
• Pour des raisons de santé (p. ex. le document contient des moisissures)

Quand vous demandez un document qui a été retiré de la circulation, un employé du comptoir de consultation communiquera avec un gestionnaire des collections ou un adjoint de gestion des collections pour l’informer qu’un chercheur désire consulter l’original et la raison de sa demande.

Voici quelques raisons fréquemment invoquées pour consulter le document original :

• Pour régler un litige
• Les copies sur microfilm sont illisibles
• Les copies sur microfilm sont incomplètes (pages manquantes)
• Pour des raisons de santé (p. ex. l’utilisation du lecteur de microfilms cause le vertige)

Le gestionnaire des collections ou l’adjoint de gestion des collections évaluera le document demandé et déterminera s’il peut être déplacé en toute sécurité au 395, rue Wellington aux fins de consultation.

Documents textuels prêts à être évalués.

Raisons fréquemment invoquées pour refuser une demande de consultation du document original :

• Le document est trop fragile pour être transporté hors de l’installation d’entreposage
• L’accès au document est limité par la loi (vous devez d’abord obtenir les droits d’accès)
• Le document pose un risque pour la santé et doit au préalable faire l’objet d’un traitement (p. ex. des moisissures)
• Le document a été demandé dans le cadre d’un prêt ou d’une exposition

De plus, les documents suivants ne peuvent sortir du Centre de préservation :

• Traités

• Atlas datant d’avant 1899, cartes anciennes, documents encadrés surdimensionnés

• Peintures à l’huile, pastels, œuvres au fusain, miniatures
• Médailles, globes
• Négatifs sur plaque de verre, grandes photos panoramiques, objets photographiques présentés en coffret
• Certains documents de philatélie

Si le document est jugé trop fragile ou d’une valeur exceptionnelle, le gestionnaire des collections précisera que la consultation doit se faire sous supervision.

Le personnel de Bibliothèque et Archives Canada fait tout son possible pour faciliter l’accès, mais dans certains cas, les documents ne peuvent tout simplement pas être déplacés. Lorsque cette situation se produit, vous pouvez prendre un rendez-vous afin de consulter les documents originaux au Centre de préservation à Gatineau, sous la supervision d’un archiviste de référence et d’un membre de l’équipe de gestion des collections.