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Faites le suivi de vos commandes d’archives!

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Par Yannick Lacroix

En 2024, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a lancé la fonctionnalité en ligne Suivre ma commande d’archives. Celle-ci permet de connaître l’état de vos commandes au 395, rue Wellington à Ottawa (elle n’est pas offerte dans les autres points de service de BAC pour le moment). Les mises à jour en temps réel et les renseignements sur vos commandes vous faciliteront la vie. Le tout s’inscrit dans nos efforts pour améliorer votre expérience en ligne.

Comment utiliser Suivre ma commande d’archives?

La nouvelle fonctionnalité fait partie de Mon compte. Vous devez donc créer un compte (ou ouvrir une session si vous en avez déjà un) pour l’utiliser. Vous avez aussi besoin d’une carte d’usager valide.

Capture d’écran de la page d’accueil du site de BAC. L’hyperlien « Mon compte » est encerclé.

Le lien vers Mon compte sur la page d’accueil du site de BAC, dans la section Services. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Une fois la session ouverte, cliquez sur Suivre ma commande d’archives dans le tableau de bord ou dans le menu déroulant en haut à droite.

Capture d’écran de la page Mon compte. « Suivre ma commande d’archives » est encerclé dans le menu déroulant et dans un des cinq boutons du tableau de bord.

Les accès à Suivre ma commande d’archives dans le tableau de bord et le menu déroulant de la page Mon compte. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Comment consulter vos commandes?

Cliquez sur Suivre ma commande d’archives pour obtenir la liste de vos commandes. Pour filtrer l’affichage, entrez des mots-clés dans la barre de recherche ou sélectionnez des filtres dans la section « Limiter à ». Vous pouvez aussi sélectionner les options « Plus récentes », « Plus anciennes » ou « Demandées bientôt ».

Capture d’écran de la page Suivre ma commande d’archives. Trois options sont encerclées : le champ de texte "Chercher dans mes demandes", le menu déroulant "Trier par" et la section "Limiter à".

Les différentes options pour filtrer les commandes. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Plusieurs renseignements sont fournis sur chaque demande : numéro, étiquette et code à barres du contenant, date de soumission, état de la demande, date du prêt, lieu de ramassage et date demandée.

Capture d’écran des renseignements concernant une commande d’archives.

Exemple des renseignements fournis concernant une commande. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Remarque : Pour faire le suivi de vos commandes d’archives, il faut que le nom et l’adresse courriel utilisés pour créer votre compte soient identiques à ceux associés à votre carte d’usager. Sinon, vous obtiendrez le message d’erreur suivant.

Capture d’écran d’un message d’erreur annonçant que le compte n’est associé à aucune carte d’usager.

Le message « Votre compte n’est pas lié à une carte d’usager ». Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Si vous recevez ce message, vérifiez l’adresse courriel associée à votre compte dans les paramètres du compte.

Capture d’écran de la page Mon compte.

Le tableau de bord de Mon compte donne accès aux paramètres à l’aide d’un bouton ou du menu déroulant. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Pour modifier l’adresse courriel associée à votre carte d’usager, cliquez sur le bouton Renouvellement sur la page S’inscrire pour une carte d’usager.

Capture d’écran de la page S’inscrire pour une carte d’usager.

Formulaire utilisé pour obtenir une nouvelle carte, la renouveler ou mettre à jour des renseignements. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

BAC traite les commandes d’archives seulement pendant les heures d’ouverture, quand la date de la visite approche. Les détails de la commande sont disponibles une fois le traitement commencé, et non à la soumission du formulaire Web.

Nous cherchons constamment à améliorer la fonctionnalité Suivre ma commande d’archives. Si vous avez des suggestions ou des commentaires, écrivez-nous à accesnumerique-digitalaccess@bac-lac.gc.ca.

Profitez bien de ce nouvel outil!

Foire aux questions

Pourquoi ne puis-je pas voir mes commandes d’archives dans Mon compte? 

Les noms et les adresses courriel associés à votre compte et à votre carte d’usager sont peut-être différents. Ils doivent être identiques.

Pourquoi ne puis-je pas faire le suivi de ma commande immédiatement après avoir commandé des archives? 

Le personnel de BAC traite seulement les commandes durant les heures de service. Vous pouvez faire le suivi une fois que le traitement est lancé. La soumission du formulaire ne déclenche pas la fonctionnalité de suivi.

Que signifient les divers états? 

  • En cours : Le personnel de BAC a commencé le processus de récupération.
  • Prêt pour la consultation: La commande est arrivée au lieu de ramassage.
  • Prêté: Les contenants commandés sont en votre possession.
  • Réservé: Le contenant, déjà prêté à un autre usager, a été réservé pour vous. Un numéro de demande est attribué lorsque la boîte devient disponible.
  • Contenant retourné: Le contenant a été retourné par l’usager, traité par le personnel et réentreposé.
  • Annulé: La commande d’archives est annulée.

Puis-je utiliser Suivre ma commande d’archives pour faire le suivi de ma commande de copie?

Non, cette fonctionnalité fait seulement le suivi des commandes d’archives qui seront consultées dans le point de service de BAC au 395, rue Wellington à Ottawa.

Que sont l’étiquette et le code à barres du contenant?

  • L’étiquette est associée aux numéros de référence des documents demandés.
  • Le code à barres permet de faire le suivi d’une boîte de documents en circulation; il est associé au lieu d’entreposage permanent du contenant.

Pourquoi ne puis-je pas suivre ma commande d’archives dans les points de service régionaux de BAC? 

La fonctionnalité est liée à une application utilisée uniquement dans la région d’Ottawa pour l’instant. Nous espérons la rendre disponible dans les autres points de service éventuellement.

Yannick Lacroix est responsable de produits pour l’accès numérique à la Direction générale de l’accès et des services de Bibliothèque et Archives Canada.

Comment consulter des documents qui n’ont pas encore été mis en ligne

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Pour les documents d’archives, utilisez Recherche dans la collection

Quand vous cherchez des documents d’archives (p. ex, des journaux, des photographies, etc.), utilisez Recherche dans la collection. Vous pourrez effectuer une recherche dans les fiches de la base de données, connues sous le nom de « descriptions archivistiques ». Parfois, le contenu des fiches n’aura pas encore été numérisé. Si tel est le cas, utilisez une des méthodes suivantes pour consulter les documents :

Pour les documents publiés, utilisez Recherche de documents de bibliothèques/AURORA

Quand vous cherchez des documents publiés (à savoir, des livres, des journaux, etc.), vous pouvez utiliser notre Recherche de documents de bibliothèques ou, pour davantage de caractéristiques de recherche, utilisez notre catalogue AURORA. Les résultats de recherche consistent souvent en des fiches de la base de données (connues sous le nom de « fiches bibliographiques ») et non en des documents en texte intégral en ligne

Il existe trois façons de consulter les documents :

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!

Résumé des commentaires reçus en anglais jusqu’au 30 septembre 2013

  • Un généalogiste vivant à l’extérieur d’Ottawa utilise souvent le prêt entre bibliothèques pour commander des livres et des microfilms. Il s’inquiète du fait qu’avec la fermeture du service prévue pour le 15 février 2013 que cela ne sera plus possible. Il demande quelles sont les solutions envisagées. Ce commentaire a été acheminé aux personnes responsables. BAC l’a informé que d’autres détails seraient annoncés plus tard dans l’année et que BAC travaillait avec d’autres institutions au Canada afin de partager les ressources.