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Par Richard Yeomans

Quand la Grande-Bretagne déclare la guerre à l’Allemagne le 4 août 1914, le Canada, en tant que dominion britannique, est projeté automatiquement dans le conflit européen. Le gouvernement du Dominion peut cependant déterminer l’ampleur de sa participation. Dans un discours prononcé à la Chambre des communes le 19 août 1914, le premier ministre Robert Borden déclare que « dans cette querelle, nos cœurs battent à l’unisson avec ceux de l’Angleterre et des autres colonies anglaises. Nous ne saurions manquer de remplir notre devoir comme l’exige l’honneur du Canada, non pour l’amour des combats, […] mais pour défendre la cause de l’honneur ». Plus d’un demi-million de volontaires et de conscrits s’enrôlent dans le Corps expéditionnaire canadien (CEC) entre 1914 et 1918, et des milliers d’autres participent à l’effort de guerre sur le front intérieur.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) conserve environ 622 000 dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale. On y trouve des renseignements sur l’enrôlement (ou attestation), les transferts entre unités, l’historique médical, la paie, la libération ou le décès. Les dossiers comportent généralement de 25 à 75 pages. Ils constituent d’excellentes ressources pour la recherche historique ou généalogique.

L’ancienne base de données des dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale (Bibliothèque et Archives Canada).

Depuis près de deux décennies, une base de données autonome en ligne donne gratuitement accès aux dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale. Elle comprend les dossiers des membres du CEC qui ont reçu des primes de l’Empire (Imperial Gratuities), de la milice active non permanente, des volontaires refusés, du Royal Newfoundland Regiment et du Corps forestier de Terre-Neuve. Ses usagers peuvent interroger les archives par prénom, nom de famille, numéro matricule ou numéro de boîte, ou encore par ville ou province de naissance ou d’enrôlement. Par défaut, les résultats s’affichent par ordre alphabétique du nom, mais ils peuvent être réorganisés par date de naissance, rang ou numéro matricule.

En cliquant sur un des résultats, l’usager obtient une description générique et une copie numérisée du dossier de service en format PDF. Celle-ci peut être ouverte et consultée en ligne, ou téléchargée et sauvegardée. Chaque dossier de service a une adresse URL unique que les historiens et les généalogistes peuvent sauvegarder afin d’y accéder plus tard.

Affichage d’un dossier dans l’ancienne base de données des dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale (Bibliothèque et Archives Canada).

Pendant 10 ans, cette base de données et les documents auxquels elle donnait accès ont donc renseigné les Canadiens au pays et partout dans le monde sur une partie importante de leur histoire familiale, aidant aussi à établir une histoire nationale commune. Bien décidé à maintenir ou même à élargir ce niveau d’accès, BAC continue de développer et d’améliorer ses bases de données d’archives numériques, comme Recherche dans la collection, Recherche dans les recensements et la nouvelle base de données des dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale.

Cette dernière a été lancée en novembre 2023. Son élaboration s’est inscrite dans les efforts pour réunir toutes les bases de données autonomes de BAC dans un seul outil : Recherche dans la collection. Ce travail était nécessaire, car il n’était plus rentable de maintenir l’application Web vieillissante qui hébergeait l’ancienne base de données du CEC. Les dossiers maintenant transférés vers Recherche dans la collection demeureront accessibles pendant plusieurs années. En outre, un nouvel outil a été créé pour faciliter l’accès aux dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale. Il ajoute aux anciennes fonctionnalités de nouveaux moyens de chercher, de filtrer et d’extraire les dossiers et les données.

La nouvelle base de données sur les dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale (Bibliothèque et Archives Canada).

Les chercheurs peuvent interroger la nouvelle base de données par prénom, nom de famille, numéro matricule, ou province ou état d’enrôlement. Il est également possible d’entrer des termes spécifiques pour chercher une unité ou une date d’enrôlement.

Parmi les nouvelles fonctionnalités, mentionnons la possibilité de chercher une période de plusieurs années, de sauvegarder des dossiers dans Ma recherche avec l’application Mon compte de BAC, et d’employer des filtres de recherche pour classer et limiter le nombre de résultats. Soulignons que les deux bases de données, l’ancienne et la nouvelle, donnent les mêmes résultats avec des critères de recherche semblables. Par exemple, le nom de famille McCrae donne 33 résultats dans les deux cas. Cependant, la nouvelle mouture permet de diminuer ce nombre à l’aide des filtres « Limiter à » proposés sur la page des résultats. On peut filtrer par grade, par période ou pays de naissance ou par lieu de recrutement ou d’enrôlement.

Résultats de recherche avec le nom de famille McCrae (Bibliothèque et Archives Canada).

Les filtres permettent de réduire le nombre de résultats en fonction de certains paramètres. On peut ainsi faire des recherches extrêmement précises ou très générales.

Trouver le lieutenant-colonel John McCrae

L’accès gratuit aux documents d’attestation et aux dossiers du personnel en ligne fait partie intégrante du catalogue d’archives numérisées de BAC. À titre d’exemple, les chercheurs peuvent consulter les archives numérisées dans le dossier du lieutenant-colonel John McCrae, le médecin canadien mieux connu comme l’auteur du célèbre poème militaire Au champ d’honneur (In Flanders Fields).

Il y a plusieurs moyens de trouver le dossier du lieutenant-colonel McCrae. Vous pouvez chercher son prénom et son nom de famille, son unité, la ville où il s’est enrôlé ou son numéro matricule. Même un nom seul est un bon point de départ. Une recherche avec le nom de famille McCrae donne 33 résultats, peu importe la base de données. Ce nombre passe à quatre si on ajoute le prénom.

La recherche « John McCrae » dans les deux bases de données (Bibliothèque et Archives Canada).

À partir de la liste des résultats, affichée ci-dessus dans l’ancienne et la nouvelle base de données du CEC, vous pouvez consulter un sommaire du dossier pouvant contenir plusieurs renseignements, comme le numéro matricule, la date de naissance et des références archivistiques. Dans l’ancienne base de données, ces renseignements pouvaient servir à réorganiser l’affichage des résultats. La nouvelle base de données permet elle aussi l’affichage par date de naissance ou ordre alphabétique de nom, mais contrairement à l’ancienne, elle peut aussi restreindre le nombre de résultats à l’aide de filtres. Comme nous savons que l’auteur d’Au champ d’honneur est né à Guelph, en Ontario, nous pouvons choisir cette option dans le champ « Ville de naissance » de la liste des résultats. Une nouvelle liste comprenant un seul résultat s’affiche alors.

Le dossier du personnel de John McCrae (Bibliothèque et Archives Canada).

Le dossier ne s’affiche pas de la même manière dans la nouvelle base de données, mais les fonctionnalités sont les mêmes. Par défaut, c’est la première page du document d’attestation qui apparaît, comme dans l’image ci-dessus.

Flèche verte : Avec le carrousel d’images, vous pouvez parcourir les pages du document d’attestation. Cliquez sur l’icône PDF à la fin du carrousel pour afficher gratuitement l’ensemble du dossier numérisé, dont le document d’attestation, comme dans l’ancienne base de données.

Flèche noire : Si vous utilisez Mon compte de BAC, vous pouvez sauvegarder les dossiers qui vous intéressent dans une liste de recherche. Après avoir ouvert une session, cliquez sur le bouton « Ajouter à Ma recherche » pour afficher vos données sauvegardées. Vous pouvez sélectionner le répertoire dans lequel vous voulez sauvegarder le dossier du personnel, ou en créer un nouveau dans ce but. Avant, les chercheurs devaient sauvegarder des hyperliens pour accéder rapidement aux dossiers déjà consultés. Avec Mon compte et sa fonctionnalité Ma recherche, vous pouvez maintenant compiler des listes de recherches comprenant des dossiers conservés à BAC, comme dans une bibliographie.

Flèche jaune : Pour télécharger un dossier complet, cliquez sur le bouton de téléchargement, cochez la case pour confirmer que vous acceptez nos conditions sur le droit d’auteur, puis cliquez sur « Télécharger ». Le dossier sera téléchargé sur votre appareil en format PDF.

Dans les coulisses des Services d’accès aux ressources numériques

Ce n’est pas toujours facile de maintenir un accès constant et durable aux ressources en ligne sur l’histoire de la participation canadienne à la Première Guerre mondiale. La base de données doit répondre aux besoins de chercheurs chevronnés comme les historiens et les généalogistes, mais aussi de personnes qui n’ont pas l’habitude de fouiller dans les archives. Pour atteindre cet équilibre, il faut d’abord demander aux chercheurs de nous décrire leur expérience sur le site de BAC et de nous dire quels outils nous pourrions créer ou modifier pour leur faciliter la vie.

Nos produits numériques, comme la nouvelle base de données sur les dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale, sont constamment améliorés grâce à la rétroaction des usagers. Pour suggérer des améliorations à la base de données ou à d’autres produits numériques offerts par BAC, prenez rendez-vous avec nos concepteurs d’expérience utilisateur ou écrivez un courriel à l’équipe de l’Accès numérique.

Cette équipe se fait un devoir de préserver l’accès aux dossiers du personnel militaire numérisés, en raison de leur importance pour les chercheurs au Canada et ailleurs dans le monde. Elle comprend des concepteurs d’expérience utilisateur, des spécialistes des données, des programmeurs Web et des gestionnaires de produits. Ses membres ont aussi de l’expérience en généalogie, en histoire, en recherche historique et en archivistique. L’équipe met l’accent sur l’usager et s’intéresse à la préservation et à la promotion de l’histoire et du patrimoine du Canada.

Ce n’est pas une mince tâche de donner gratuitement accès à quelque 622 000 dossiers de service de la Première Guerre mondiale et à des millions de déclarations de recensement, de documents sur l’immigration et la citoyenneté, de publications gouvernementales comme la Gazette du Canada, de fichiers audio, d’images et bien plus encore. C’est un travail qui demande du temps, de la patience et une grande cohésion. L’équipe de l’Accès numérique poursuit néanmoins son chemin, et c’est avec enthousiasme qu’elle se prépare à améliorer les outils de recherche et à en créer de nouveaux en 2024.

Foire aux questions sur les dossiers du CEC et les bases de données à BAC

Pourquoi retirer l’ancienne base de données des dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale?

L’ancienne base de données a près de 10 ans. La plateforme qui l’héberge, Microsoft SharePoint, a été lancée en 2001 et est maintenant désuète. La maintenance sera donc de plus en plus difficile pour nos concepteurs et programmeurs Web. L’accès aux dossiers du personnel militaire risque carrément d’être perdu. L’équipe de l’Accès numérique à BAC a préféré agir de manière proactive en commençant le transfert des dossiers vers Recherche dans la collection dès 2019. Ainsi, le public aura gratuitement accès à ces dossiers (et à bien d’autres documents) pendant des années.

Qui est responsable de la nouvelle base de données?

L’équipe de l’Accès numérique est responsable de la maintenance des bases de données en ligne de BAC, dont Recherche dans la collection et Recherche dans les recensements. Elle ne modifie pas les documents d’archives et ne les révise pas non plus. Son travail consiste plutôt à donner accès aux documents numérisés.

La base de données des dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale est-elle distincte de Recherche dans la collection?

Oui et non. La nouvelle base de données contient des dossiers transférés dans Recherche dans la collection, le logiciel de recherche pour l’ensemble du catalogue d’archives de BAC. L’équipe de l’Accès numérique continue de transférer des documents d’autres bases de données autonomes vers Recherche dans la collection, sans oublier toutefois que de nombreux usagers ont besoin de faire des recherches plus précises. Grâce aux filtres pour les bases de données et aux formulaires de recherche comme celui de la nouvelle base de données des dossiers du personnel de la Première Guerre mondiale, nous pouvons simplifier l’accès à des groupes de documents, comme si les bases de données autonomes existaient encore au sein du logiciel Recherche dans la collection.

Les adresses URL qui menaient à l’ancienne base de données cesseront-elles de fonctionner?

Non. Des URL redirigeront les usagers vers les dossiers concernés dans Recherche dans la collection. Par conséquent, les liens vers des dossiers de service sauvegardés dans l’ancienne application continueront de fonctionner.

Puis-je encore sauvegarder et télécharger des dossiers de service?

Oui, vous pouvez télécharger des versions PDF des dossiers du personnel et des documents d’attestation. Si vous utilisez l’application Mon compte de BAC, vous pouvez aussi sauvegarder les dossiers de service dans Ma recherche et créer des listes de dossiers à conserver, sans avoir recours à des adresses URL.

Richard Yeomans est responsable de l’assurance de la qualité au sein de l’équipe de l’Accès numérique, à la Direction générale de l’accès et des services de Bibliothèque et Archives Canada.