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Faites le suivi de vos commandes d’archives!

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Par Yannick Lacroix

En 2024, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a lancé la fonctionnalité en ligne Suivre ma commande d’archives. Celle-ci permet de connaître l’état de vos commandes au 395, rue Wellington à Ottawa (elle n’est pas offerte dans les autres points de service de BAC pour le moment). Les mises à jour en temps réel et les renseignements sur vos commandes vous faciliteront la vie. Le tout s’inscrit dans nos efforts pour améliorer votre expérience en ligne.

Comment utiliser Suivre ma commande d’archives?

La nouvelle fonctionnalité fait partie de Mon compte. Vous devez donc créer un compte (ou ouvrir une session si vous en avez déjà un) pour l’utiliser. Vous avez aussi besoin d’une carte d’usager valide.

Capture d’écran de la page d’accueil du site de BAC. L’hyperlien « Mon compte » est encerclé.

Le lien vers Mon compte sur la page d’accueil du site de BAC, dans la section Services. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Une fois la session ouverte, cliquez sur Suivre ma commande d’archives dans le tableau de bord ou dans le menu déroulant en haut à droite.

Capture d’écran de la page Mon compte. « Suivre ma commande d’archives » est encerclé dans le menu déroulant et dans un des cinq boutons du tableau de bord.

Les accès à Suivre ma commande d’archives dans le tableau de bord et le menu déroulant de la page Mon compte. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Comment consulter vos commandes?

Cliquez sur Suivre ma commande d’archives pour obtenir la liste de vos commandes. Pour filtrer l’affichage, entrez des mots-clés dans la barre de recherche ou sélectionnez des filtres dans la section « Limiter à ». Vous pouvez aussi sélectionner les options « Plus récentes », « Plus anciennes » ou « Demandées bientôt ».

Capture d’écran de la page Suivre ma commande d’archives. Trois options sont encerclées : le champ de texte "Chercher dans mes demandes", le menu déroulant "Trier par" et la section "Limiter à".

Les différentes options pour filtrer les commandes. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Plusieurs renseignements sont fournis sur chaque demande : numéro, étiquette et code à barres du contenant, date de soumission, état de la demande, date du prêt, lieu de ramassage et date demandée.

Capture d’écran des renseignements concernant une commande d’archives.

Exemple des renseignements fournis concernant une commande. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Remarque : Pour faire le suivi de vos commandes d’archives, il faut que le nom et l’adresse courriel utilisés pour créer votre compte soient identiques à ceux associés à votre carte d’usager. Sinon, vous obtiendrez le message d’erreur suivant.

Capture d’écran d’un message d’erreur annonçant que le compte n’est associé à aucune carte d’usager.

Le message « Votre compte n’est pas lié à une carte d’usager ». Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Si vous recevez ce message, vérifiez l’adresse courriel associée à votre compte dans les paramètres du compte.

Capture d’écran de la page Mon compte.

Le tableau de bord de Mon compte donne accès aux paramètres à l’aide d’un bouton ou du menu déroulant. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

Pour modifier l’adresse courriel associée à votre carte d’usager, cliquez sur le bouton Renouvellement sur la page S’inscrire pour une carte d’usager.

Capture d’écran de la page S’inscrire pour une carte d’usager.

Formulaire utilisé pour obtenir une nouvelle carte, la renouveler ou mettre à jour des renseignements. Source : Bibliothèque et Archives Canada.

BAC traite les commandes d’archives seulement pendant les heures d’ouverture, quand la date de la visite approche. Les détails de la commande sont disponibles une fois le traitement commencé, et non à la soumission du formulaire Web.

Nous cherchons constamment à améliorer la fonctionnalité Suivre ma commande d’archives. Si vous avez des suggestions ou des commentaires, écrivez-nous à accesnumerique-digitalaccess@bac-lac.gc.ca.

Profitez bien de ce nouvel outil!

Foire aux questions

Pourquoi ne puis-je pas voir mes commandes d’archives dans Mon compte? 

Les noms et les adresses courriel associés à votre compte et à votre carte d’usager sont peut-être différents. Ils doivent être identiques.

Pourquoi ne puis-je pas faire le suivi de ma commande immédiatement après avoir commandé des archives? 

Le personnel de BAC traite seulement les commandes durant les heures de service. Vous pouvez faire le suivi une fois que le traitement est lancé. La soumission du formulaire ne déclenche pas la fonctionnalité de suivi.

Que signifient les divers états? 

  • En cours : Le personnel de BAC a commencé le processus de récupération.
  • Prêt pour la consultation: La commande est arrivée au lieu de ramassage.
  • Prêté: Les contenants commandés sont en votre possession.
  • Réservé: Le contenant, déjà prêté à un autre usager, a été réservé pour vous. Un numéro de demande est attribué lorsque la boîte devient disponible.
  • Contenant retourné: Le contenant a été retourné par l’usager, traité par le personnel et réentreposé.
  • Annulé: La commande d’archives est annulée.

Puis-je utiliser Suivre ma commande d’archives pour faire le suivi de ma commande de copie?

Non, cette fonctionnalité fait seulement le suivi des commandes d’archives qui seront consultées dans le point de service de BAC au 395, rue Wellington à Ottawa.

Que sont l’étiquette et le code à barres du contenant?

  • L’étiquette est associée aux numéros de référence des documents demandés.
  • Le code à barres permet de faire le suivi d’une boîte de documents en circulation; il est associé au lieu d’entreposage permanent du contenant.

Pourquoi ne puis-je pas suivre ma commande d’archives dans les points de service régionaux de BAC? 

La fonctionnalité est liée à une application utilisée uniquement dans la région d’Ottawa pour l’instant. Nous espérons la rendre disponible dans les autres points de service éventuellement.

Yannick Lacroix est responsable de produits pour l’accès numérique à la Direction générale de l’accès et des services de Bibliothèque et Archives Canada.

Attention, fragile : comment manipuler adéquatement les boîtes d’archives

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Nous avons tous transporté une boîte ou deux à un moment ou à un autre de notre vie. Certaines boîtes nécessitent plus de précautions, comme celles contenant la vaisselle en porcelaine de notre grand‑mère, et d’autres, beaucoup moins, comme celles dans lesquelles nous rangeons nos vêtements d’hiver. Les boîtes d’archives sont comme les boîtes renfermant la vaisselle en porcelaine de votre grand‑mère. La boîte de dossiers qui vous a été confiée à des fins de consultation peut contenir des documents uniques et vieux de plusieurs centaines d’années. Pour nous aider à continuer à préserver et à protéger ces documents, notre personnel de consultation a établi une courte liste de choses à faire et à ne pas faire en ce qui a trait à la manipulation des boîtes d’archives et de leur contenu.

À faire :

  • Se servir des deux mains pour tenir la boîte, en plaçant une main sous la boîte.
  • Garder la boîte près de son corps au moment de la transférer d’une surface à une autre. Si la boîte semble contenir des moisissures, l’apporter immédiatement au personnel de consultation.
  • Ne sortir qu’un dossier à la fois de la boîte.
  • Fermer le couvercle une fois le dossier sorti.
  • Veiller à ce que tout le dossier repose sur la surface de la table et qu’aucune partie ne dépasse de ses extrémités.
  • Aviser le personnel de consultation si la boîte semble endommagée, de sorte que celui‑ci puisse faire le nécessaire pour remplacer la boîte.
  • N’utiliser que des crayons à mine lorsque des documents d’archives se trouvent à proximité.
  • Utiliser les drapeaux bleus fournis dans les aires de recherche pour marquer une page.
  • Utiliser les chariots fournis pour transporter la boîte de la table au chariot de retour ou aux casiers, ou encore pour rapporter la boîte au personnel de consultation.

À ne pas faire :

  • Placer la boîte sur le plancher.
  • Changer l’ordre des documents dans le dossier ou la boîte.
  • Utiliser de la crème ou du désinfectant pour les mains pendant qu’on manipule la boîte ou son contenu.
  • Utiliser des pinces ou trombones en métal ou apposer des feuillets autoadhésifs sur les documents.
  • Utiliser les poignées de la boîte (cela pourrait endommager la boîte et le matériel qui s’y trouve).
  • S’appuyer sur les documents.

Si des questions vous viennent à l’esprit au moment de consulter des documents d’archives, n’hésitez pas à vous adresser aux employés du comptoir de consultation, qui se feront un plaisir de vous aider.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!