Amélioration de votre expérience en ligne : simplification du dépôt légal de publications numériques pour tous

Par Arlene Whetter

Tout le monde a pu constater que BAC a amélioré son site Web et ses outils de recherche. D’autres changements plus discrets, mais tout aussi importants, concernent l’ajout de publications numériques à la collection de la bibliothèque. Les nouvelles méthodes pour soumettre des publications numériques au dépôt légal en sont un exemple.

C’est au moyen du dépôt légal que BAC acquiert des publications pour la collection de sa bibliothèque. Depuis 1953, des lois fédérales exigent que les éditeurs canadiens soumettent des exemplaires de toutes leurs publications à la bibliothèque nationale. Elles ont ensuite été modifiées afin d’inclure d’autres supports que les livres imprimés. Ainsi, les publications numériques sont assujetties au dépôt légal depuis 2007.

Vous ne serez pas surpris d’apprendre que le nombre de publications numériques soumises a explosé depuis 2007. En plus des publications professionnelles, qui sont aujourd’hui presque toutes offertes en version imprimée et numérique, les documents publiés à compte d’auteur connaissent eux aussi une croissance exponentielle. Il est devenu si facile d’éditer et de distribuer ses œuvres sur des plateformes d’autoédition, comme Amazon, que la liste des éditeurs autonomes canadiens ne cesse d’augmenter. Pour gérer cette croissance, nous avons dû créer de meilleures méthodes de cueillette et de traitement des publications numériques.

Une fenêtre blanche comprend des champs « Nom d’utilisateur » et « Mot de passe » ainsi qu’un bouton de connexion. Des livres de différentes couleurs se trouvent sur des rayons à l’arrière-plan.

Capture d’écran de la nouvelle page d’ouverture de session pour le dépôt légal de publications numériques

Nouvelles méthodes de soumission

En décembre 2021, BAC a lancé de nouveaux formulaires en ligne pour soumettre de petites quantités de publications numériques. Ils sont utiles pour les éditeurs autonomes n’ayant publié que quelques livres. Bientôt, les grandes maisons d’édition pourront soumettre des centaines de publications d’un seul coup. Avantageuses pour les éditeurs, les nouvelles méthodes accélèrent aussi l’acquisition et le catalogage des publications pour BAC.

Les Canadiens en profiteront à court terme, car les publications numériques seront acquises et rendues accessibles par BAC plus rapidement. À long terme, le patrimoine de publications numériques canadiennes sera mieux préservé pour les générations futures.

L’accès public aux documents conservés à BAC est soit ouvert, soit restreint. Pour les publications professionnelles ou mises en vente, l’accès est toujours restreint. Elles ne peuvent être consultées que dans les locaux de BAC, à des fins de recherche.

Pour acquérir plus de publications numériques et y donner accès, nous avons dû adopter une approche à deux volets. Il fallait revoir, d’une part, les méthodes de soumission et les données demandées aux éditeurs, et d’autre part, les processus de traitement internes.

Pour les éditeurs, les anciennes méthodes étaient simples : il suffisait de transférer un gros lot de fichiers ou des pièces jointes à un court formulaire en ligne. BAC ne demandait aucune donnée, comme des listes de titres, d’auteurs ou d’ISBN, car ses systèmes n’étaient pas prévus pour transférer automatiquement ces données dans les notices du catalogue de bibliothèque. Le personnel de BAC entrait ces données manuellement. Les nouveaux flux de travail exploitent les données fournies par les éditeurs pour accélérer le processus de création des notices et le traitement interne.

Des méthodes adaptées à chaque éditeur

BAC a vite compris qu’aucune méthode de soumission ne conviendrait à tous. L’organisation acquiert des publications numériques provenant d’éditeurs autonomes, d’associations, d’organismes gouvernementaux et, bien entendu, de grands éditeurs et producteurs. Chaque type d’éditeur canadien a des besoins particuliers. Par exemple, les professionnels créent des métadonnées en format ONIX, une norme facilitant l’échange d’information entre les éditeurs et les libraires.

Il était logique pour BAC de créer un flux de travail pouvant exploiter cette mine de données, que les éditeurs professionnels possèdent déjà, afin de créer des ébauches de notice pour le catalogue de bibliothèque. Les tests tirent à leur fin; BAC prévoit lancer ce système en 2023.

Une autre méthode, déjà en vigueur, cible les éditeurs autonomes, les associations et les petites maisons d’édition, qui n’utilisent généralement pas la norme ONIX. Comme l’efficacité des nouveaux flux de travail repose sur les métadonnées des publications soumises, il fallait que ces éditeurs puissent fournir les données requises à l’aide de formulaires sur le site Web de BAC. Le processus actuel est plus long que l’ancien puisqu’un formulaire doit être rempli pour chaque titre. BAC a pesé le pour et le contre à chaque étape de la conception dans le but d’atteindre un heureux compromis : un flux de travail efficace pour BAC qui n’impose pas un fardeau trop lourd aux éditeurs.

Une feuille de calcul avec des colonnes pour insérer l’éditeur, la ville, la province ou le territoire, l’année et la langue de la publication, le numéro international normalisé du livre ou de la musique (ISBN ou ISMN) et le titre de collection.

Aperçu du formulaire dans lequel un champ apparaît en rouge en cas d’erreur afin d’assurer la qualité des données fournies

Les formulaires comprennent plusieurs outils d’assurance de la qualité, comme des menus déroulants et des règles relevant les erreurs dans les données. Des instructions et des exemples décrivent les renseignements requis et les formats à adopter. Des ébauches du formulaire ont été envoyées à divers éditeurs pour qu’ils les mettent à l’essai. Les formulaires lancés l’année dernière ont grandement profité de leur rétroaction.

À la recherche d’équilibre

Nous avons commencé par faire une tournée des bibliothèques nationales afin de connaître leurs méthodes de soumission. Nous avons contacté beaucoup de bibliothécaires étrangers pour obtenir des détails, notamment sur ce qu’ils feraient différemment aujourd’hui. Leurs idées nous ont inspirés et nous ont convaincus que les approches en cours de planification étaient les bonnes. Les spécifications relatives aux données ONIX que la Bibliothèque britannique a aimablement fournies ont été très utiles pour créer le flux de travail de BAC.

Discrètement, dans les coulisses, les processus pour le dépôt légal des publications numériques sont devenus beaucoup plus efficaces. Grâce à eux, BAC acquiert plus de publications numériques que jamais et les rend accessibles. BAC continue d’étudier comment les éditeurs utilisent les formulaires et de recueillir leurs commentaires afin d’apporter des améliorations. Nous invitons tous les éditeurs à nous écrire à depotlegalnumerique-digitallegaldeposit@bac-lac.gc.ca. L’équipe sera toujours heureuse d’avoir de vos nouvelles!


Arlene Whetter est la superviseure de l’équipe du dépôt légal des publications numériques à Bibliothèque et Archives Canada.

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