Découvrez les instruments de recherche – Partie II

Comme nous l’avons mentionné dans notre premier article « Découvrez les instruments de recherche », les instruments de recherche sont des outils qui donnent de l’information au sujet des documents d’archives contenus dans un fonds ou une collection. L’un des types les plus courants d’instrument de recherche est la liste du contenu. Elle fournit habituellement des renseignements généraux de référence au niveau du dossier.

Dans la page Recherche de fonds d’archives, un instrument de recherche de la liste du contenu d’un fonds ou d’une collection peut s’afficher de nombreuses façons :

1.  Il peut être rattaché à la description au niveau du fonds comme format de document portable (fichier .pdf). C’est généralement le cas pour les collections ou les documents acquis de particuliers (habituellement désignés par les codes de collection commençant par « MSS ») comme dans l’exemple ci-dessous :

Une image en noir et blanc sur deux colonnes d’un résultat de recherche dans la page Recherche de fonds d’archives. La colonne de gauche affiche les mots « Instrument de recherche ». La colonne de droite affiche le résultat avec un lien vers un instrument de recherche pdf.

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2. On peut également y avoir accès en cliquant sur le numéro de l’hyperlien qui se trouve à côté du texte « Se compose de ». C’est généralement le cas pour les collections ou les documents acquis de ministères du gouvernement (habituellement désignés par les codes de collection commençant par « RG »).

Une image en noir et blanc sur deux colonnes d’un résultat de recherche dans la page Recherche de fonds d’archives. La colonne de gauche affiche les mots « La série se compose de ». La colonne de droite affiche les mots « 7 893 descriptions de niveau inférieur ».

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3. Parfois, la liste du contenu est uniquement désignée par un numéro dans le paragraphe du texte que l’on peut trouver à côté de l’étiquette de champ Instrument de recherche dans la description d’un fonds, d’une collection, d’une série ou d’une sous-série.

Une image en noir et blanc sur deux colonnes d’un résultat de recherche dans la page Recherche de fonds d’archives. La colonne de gauche affiche les mots « Instrument de recherche ». La colonne de droite affiche une brève description écrite de la liste du contenu.

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Les listes de contenu désignées simplement par un numéro existent généralement en format papier uniquement et doivent être consultées sur place (ou il est possible d’obtenir des copies). Les numéros commençant par MSS (p. ex., MSS0211) désignent le plus souvent des listes de contenu de collections ou de documents acquis de particuliers. Les instruments de recherche formés de chiffres séparés par un trait d’union (p. ex., 12-13) désignent habituellement des listes de contenu de collections ou de documents acquis de ministères du gouvernement.

Et ceci conclut l’article « Découvrez les instruments de recherche – Partie II ». Vous pouvez maintenant lire les résultats de la page Recherche de fonds d’archives pour vous aider à trouver les instruments de recherche.

 Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!

 

Découvrez les instruments de recherche !

Saviez-vous que le concept d’instrument de recherche remonte à l’origine même des archives? Les anciens Sumériens ont créé des instruments de recherche sur des tablettes d’argile de façon à pouvoir retrouver des documents bureaucratiques particuliers. Nous avons grandement évolué depuis l’époque des tablettes d’argile, mais les principes de recherche demeurent les mêmes.

Le dépôt d’archives contient tous les documents créés et utilisés par une personne, une famille, une institution gouvernementale ou une personne morale dans le cadre des activités ou des fonctions de ce créateur. Généralement appelés fonds ou collections, les documents du dépôt d’archives sont hiérarchisés, du général au particulier. Autrement dit, du niveau du fonds jusqu’au niveau du document :

Fonds/Collection

(Sous-fonds – s’il existe)

Série

(Sous-série – si elle existe)

Dossier

Document

Si vous n’avez jamais utilisé un dépôt d’archives auparavant, vous voudrez peut-être consulter le guideArchives, mode d’emploi : Un guide pratique à l’intention des chercheurs pour obtenir de plus amples renseignements.

Les instruments de recherche sont des outils qui donnent de l’information au sujet des documents d’archives contenus dans un fonds ou une collection. Bien que les instruments de recherche puissent prendre de nombreuses formes, ils sont généralement utilisés de la même façon. Les chercheurs utilisent les instruments de recherche pour déterminer si un certain fonds ou une certaine collection de documents d’archives contiennent les documents, les photographies, etc. qu’ils devraient peut-être consulter pour leur projet de recherche. Les instruments de recherche sont créés pour les fonds ou les collections, mais peuvent également être créés pour des séries ou des sous-séries de fonds ou de collections contenant un très grand nombre de documents.

L’un des types les plus courants d’instrument de recherche est la liste du contenu. Elle fournit généralement des renseignements généraux de référence au niveau du dossier et contient les éléments suivants :

  • Fonds d’archives ou code de collection (c.-à-d.,MG26-A ou RG10);
  • Tomes ou nombre de boîtes;
  • Numéro de dossier (et parfois un numéro d’une partie du dossier);
  • Titre du dossier;
  • Date de création ou période des documents contenus dans un dossier.

Elle ne fournit pas une liste du contenu de tous les documents dans chaque dossier.

Il n’y a pas de listes de contenu disponibles pour une certaine partie de notre collection. Par exemple, nous ne créons pas de listes pour les collections de moins de 10 boîtes de documents. De nombreuses collections cartographiques et photographiques n’ont pas de listes de contenu. De même, certains fonds de documentation plus anciens de documents gouvernementaux n’ont pas eux non plus de listes de contenu.

Enfin, les documents ne sont pas tous disponibles en ligne; dans le cas de certains fonds ou de certaines collections, la liste du contenu existe en format papier uniquement et doit être consultée sur place. Vous pouvez commander des copies de documents en suivant les instructions décrites dans notre article Comment commander des reproductions numérisées et contribuer à l’enrichissement de la collection numérisée.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!

Résumé des commentaires reçus en anglais jusqu’au 30 septembre 2013

  • Deux commentaires très positifs ont été émis sur la pertinence de cet article.
  • Un usager recherchait de l’information sur deux membres de famille Gable qui étaient tailleurs de pierre et auraient travaillé à Ottawa. Quelques informations provenant de ressources en ligne disponibles sur le site de BAC ont été fournies. Pour une recherche plus poussée, il a été suggéré de soumettre une demande via les canaux traditionnels de BAC comme le formulaire de demande de recherche.

Résumé des commentaires reçus en anglais entre le 1er octobre 2013 et le 31 décembre 2013

  • Un usager demande si ces instruments de recherche sont disponibles en ligne.