Attention, fragile : comment manipuler adéquatement les boîtes d’archives

Nous avons tous transporté une boîte ou deux à un moment ou à un autre de notre vie. Certaines boîtes nécessitent plus de précautions, comme celles contenant la vaisselle en porcelaine de notre grand‑mère, et d’autres, beaucoup moins, comme celles dans lesquelles nous rangeons nos vêtements d’hiver. Les boîtes d’archives sont comme les boîtes renfermant la vaisselle en porcelaine de votre grand‑mère. La boîte de dossiers qui vous a été confiée à des fins de consultation peut contenir des documents uniques et vieux de plusieurs centaines d’années. Pour nous aider à continuer à préserver et à protéger ces documents, notre personnel de consultation a établi une courte liste de choses à faire et à ne pas faire en ce qui a trait à la manipulation des boîtes d’archives et de leur contenu.

À faire :

  • Se servir des deux mains pour tenir la boîte, en plaçant une main sous la boîte.
  • Garder la boîte près de son corps au moment de la transférer d’une surface à une autre. Si la boîte semble contenir des moisissures, l’apporter immédiatement au personnel de consultation.
  • Ne sortir qu’un dossier à la fois de la boîte.
  • Fermer le couvercle une fois le dossier sorti.
  • Veiller à ce que tout le dossier repose sur la surface de la table et qu’aucune partie ne dépasse de ses extrémités.
  • Aviser le personnel de consultation si la boîte semble endommagée, de sorte que celui‑ci puisse faire le nécessaire pour remplacer la boîte.
  • N’utiliser que des crayons à mine lorsque des documents d’archives se trouvent à proximité.
  • Utiliser les drapeaux bleus fournis dans les aires de recherche pour marquer une page.
  • Utiliser les chariots fournis pour transporter la boîte de la table au chariot de retour ou aux casiers, ou encore pour rapporter la boîte au personnel de consultation.

À ne pas faire :

  • Placer la boîte sur le plancher.
  • Changer l’ordre des documents dans le dossier ou la boîte.
  • Utiliser de la crème ou du désinfectant pour les mains pendant qu’on manipule la boîte ou son contenu.
  • Utiliser des pinces ou trombones en métal ou apposer des feuillets autoadhésifs sur les documents.
  • Utiliser les poignées de la boîte (cela pourrait endommager la boîte et le matériel qui s’y trouve).
  • S’appuyer sur les documents.

Si des questions vous viennent à l’esprit au moment de consulter des documents d’archives, n’hésitez pas à vous adresser aux employés du comptoir de consultation, qui se feront un plaisir de vous aider.

Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous!

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